Цифровые технологии способны повысить ценность внутренних юристов в глазах бизнеса. В общих чертах:
- Ожидания внутренних заказчиков (коллег из других отделов и подразделений), что корпоративные юристы выполнят свою работу качественно, быстро, недорого и в удобном для них формате постоянно растут.
- Современные цифровые технологии (в частности, искусственный интеллект) способны существенно повысить ценность юристов в глазах бизнеса, увеличив скорость, точность и оперативность их работы.
- Пока юристы ещё отстают от отдела персонала, финансов и других служб, в использовании возможностей искусственного интеллекта.
- Путь к ускоренному внедрению цифровых технологий лежит через: изучение их возможностей, инвестирование в цифровые решения, а также непрерывное повышение навыков и умений пользователей работающих с данными инструментами.
***
Конечно, никто не ожидает услышать критику в адрес юридического департамента, аналогичную тому, что говорят пользователи Airbnb (сервис по краткосрочной аренде жилья) или WeChat (система для передачи текстовых и голосовых сообщений) об их удобстве. Однако, благодаря современным интернет-площадкам, потребители настолько привыкли, что клиентский сервис должен быть прост, удобен, требовать минимальных расходов и времени, поэтому немудрено, что внутренние заказчики корпоративных услуг ждут аналогичного от своих служб, в том числе от юридических департаментов.
Цифровые технологии – важнейший компонент для претворения этих ожиданий в жизнь. Сегодня многие юридические отделы применяют их только для снижения своих расходов, однако, наибольших эффект может быть достигнут в сфере взаимодействия юристов и внутренних потребителей их услуг. Несомненно внедрение цифровых технологий способно упростить и ускорить работу, для которой прежде требовались часы ручного труда юристов, их помощников и административного персонала.
Искусственный интеллект (ИИ) – одна из самых многообещающих технологий, которую применяют прогрессивно мыслящие правовые службы, в различных бизнес-сферах. Кроме того, это редчайшая технология, способная повысить конкурентное преимущество юридической практики.
Примером успешного внедрения ИИ может похвастаться юридическая команда JP Morgan Chase. Ранее она проверяла договоры коммерческого кредитования вручную, однако, начиная с 2017 года, встроила систему ИИ Coin (Договорной Интеллект), которая автоматизировала юридическую работу и заменила собой 360 000 ежегодных монотонных часов работы юристов. После такого успешного опыта, компания запускает Coin для оптимизации иных процессов, таких как, проверка кредитных дефолтных свопов и договоров ответственного хранения.
В Coca-Cola инструменты ИИ ускорили написание проектов договоров и сократили количество часов, которые юристы тратили на их проверку. Coca-Cola добилась этого, запустив портал самообслуживания, который уменьшил время составления проектов различных договоров с 10 часов до 15 минут. Инструменты ИИ обеспечивают единообразие договоров, благодаря чему снижаются различные риски и увеличивается точность, отражаемой в них информации. Таким образом, высвобождают время, которое может быть использовано юристами для концентрации на более важной и ценной работе, отвечающей целям и задачам бизнеса.
Несмотря на то, что ИИ позволяет компаниям автоматизировать многие внутренние процессы, ускорив работу и принятие решений во всей организации, юристы отстают в использовании возможностей искусственного интеллекта от других корпоративных служб. Только в 20-25% юридических отделов [1] используется ИИ, хотя бы в одной области, против 40% финансовых отделов и 54% по управлению персоналом [2]. Двухлетние планы по внедрению систем ИИ у данных отделов также более прогрессивные нежели, чем у юридических. Но, самое интересное, что 8 из 10 корпоративных юридических отделов вообще не готовы поддерживать цифровые инициативы своих организаций [3].
В чём же причина такой сравнительно низкой активности юристов по внедрению цифровых технологий? В первую очередь, руководители юридических отделов обеспокоены рисками, связанными с использованием ИИ. Вопреки данному скептицизму, различные тесты, проведенные в отношении ИИ, доказывают их эффективность по сравнению с самими юристами. Например, согласно исследованию компании LawGeex – разработчика программного обеспечения для автоматизированной обработки документов, проверка пяти стандартных соглашений о конфиденциальности у юристов в среднем занимает 92 минуты с точностью 85%, в то время как у программы – 26 секунд с точностью 94%. Во-вторых, руководители юридических отделов сомневаются в окупаемости вложений в цифровые инструменты, но, вопреки этому, результаты внедрения ИИ начинают приносить плоды для правовых департаментов уже на начальных этапах внедрения. Наконец, главы юридических департаментов бояться обращаться к бизнесу за дополнительными инвестициями. Вместе с тем, доводы о сокращении расходов и повышении удовлетворенности внутренних потребителей юридических услуг, несомненно, смогут убедить руководство компании в необходимости такого капиталовложения.
Несмотря на повышенный ажиотаж в СМИ в отношении ИИ, уже сегодня можно говорить о его практической выгоде для бизнеса (см. Рис.1). Стоит отметить следующие позитивные моменты:
- Экономия до 90% средств, благодаря автоматизированному процессу работы с договорами;
- Экономия до 20 часов на подготовку заявки для получения патента;
- Сокращение затрат на 4-8% за счёт выявления ошибок и несоответствий при автоматизированной обработке счетов, выставляемых контрагентами;
- Упрощение процедуры проверки соответствия требованиям законодательства в сферах защиты данных и иных областях;
- Удовлетворение сотрудников от использования ИИ и возможность юристам выполнять действительно ценные для бизнеса функции (это не менее важный фактор, несмотря на то, что он не поддается количественному выражению).
Рис.1 Цифровые технологии предлагают некоторые преимущества юридическим департаментам
В настоящее время порядок использования ИИ в юридической сфере только определяется, однако, некоторые вариации уже нашли свое применение на практике и доказали свою эффективность (см. Рис. 2). Например, разработки в области ИИ, позволяющие предсказать результат судебного разбирательства, помогают бизнесу принимать более взвешенные решения, а над выявлением и снижением различных рисков, работают системы предлагающие дешевые и быстрые способы электронной обработки информации, проверки соответствия различным требованиям и электронного выставления счетов. Впрочем, учитывая, что ИИ всё ещё находится на начальных стадиях развития, его потенциальная ценность будет только расти.
Рис.2. Многие способы использования ИИ уже подтвердили свою эффективность в юридических департаментах
Еще одним из примеров успешного внедрения ИИ является страховая компания Liberty Mutual, осуществляющая свою деятельность более 106 лет. Для эффективного ведения бизнеса и управления большим количеством жалоб и судебных споров Компания существенно модернизировала свои юридические операции, разработав и внедрив автоматизированные информационные панели с функциями прогнозирования и аналитики. Они предупреждают юристов об аналогичных делах, тем самым обеспечивая эффективное управление рисками и ускоряя процесс подготовки к спору. Конфиденциальность информации гарантируется цифровым хранилищем, которое надежно защищает важные документы. Помимо этого, в Liberty Mutual создана специальная группа, которая регулярно проводит коллективные мозговые штурмы для поиска передовых идей и цифровых проектов, применимых для юридического отдела, а также ежегодно выделяются «два дня поставщика» в время которых осуществляется изучение рынка, поиск и закупка новых продуктов в сфере информационных технологий (Legal Tech).
Опыт многолетнего внедрения цифровых технологий в Liberty Mutual выходит далеко за рамки юридического отдела, однако юристы стали полноценным участником инициативы компании по использованию современных технологий для улучшения взаимодействия с внутренними и внешними клиентами. Благодаря технологиям, изменилась организация и культура Liberty Mutual. Отныне, есть отдельные специалисты юридического отдела, которые занимаются обработкой и анализом данных, а также, концентрируются на поиске эффективных цифровых решений.
Превращение цифровой мечты в практическую реальность
Чтобы мечта стала реальностью, руководители правовых департаментов обязательно должны найти баланс между уровнем технологий, размерами инвестировании и культурными преобразованиями, на которые они надеяться и которые хотят видеть у себя в подразделении. То есть, пройти некий путь, который состоит из отдельных обдуманных шагов.
Масштабное мышление. Видение возможностей использования цифровых технологий однозначно должны быть амбициозным, хотя естественно оно может основываться на предыдущем успешном опыте. Например, юристы могут стремиться сократить время проверки соглашений о конфиденциальности на 80%, или ускорить подготовку договоров, в том числе с дистрибьютерами. Целью, также, может быть организация электронного управлениями судебными или трудовыми спорами компании или внедрение цифровых инструментов для проверки соответствия документов различным политикам компании.
Тщательный выбор целей и инструментов для их достижения. Чтобы не гнаться сломя голову за всеми передовыми решением в области цифровых технологий необходимо устанавливать четкие цели, основанные на стратегических и операционных планах бизнеса. Следует трезво оценивать готовность своего отдела к их внедрению, а, также, то как они помогут компании превзойти конкурентов и лидеров отрасли. Иначе говоря, для того чтобы решить, куда вкладывать больше, а куда меньше, необходимо определить те капиталовложения, которые смогут приблизить вашу организацию к её бизнес-целям (см. Рис. 3).
Рис. 3 Соотношение цифровых технологий в различных областях с эффективностью капиталовложений в них
Организация процесса. Цифровые технологии оказывают положительный эффект только тогда, когда организация внедряет их в свой рабочий процесс осознанно. Например, при заключении стандартного соглашения о неразглашении обычно возникают одни и те же вопросы, такие как: установление срока конфиденциальности информации, выбор применимого права или места рассмотрения спора. Удобный цифровой инструмент позволил бы закупщикам выгрузить предварительно одобренный проект соглашения и отправить его клиентам, не привлекая к этому юриста. При этом, если контрагент попросит внести какие-либо исправления, хорошо обученный бот ИИ сможет сделать это самостоятельно, а привлечение юриста будет необходимо только в исключительных случаях, требующих повышенного внимания. При этом полная проработка всех процессов на этапе внедрения, позволит избежать неточностей и неэффективности после запуска.
Формирование портфеля цифровых решений. Цифровые решения условно можно поделить на три типа, каждый из которых стоит добавить в портфель вашей компании. Основные – это технологии уже доказавшие свою эффективность, например, к ним относятся система для автоматизированной подготовки договоров с большим объёмом стандартных условий или платформа для электронного выставления счетов. Далее идут более амбициозные цифровые решениях, способные обеспечить компании конкурентное преимущество, а именно: аналитические программы, прогнозирующие размеры судебных издержек и результаты споров, системы, автоматизирующие рабочие процессы, связанные с проверкой различных соответствий, а также связанные с ускорением и упрощением договорных процедур. Примером их успешного внедрения являются страховые компании. Они избавились от критики сложных и запутанных текстов договоров, запустив онлайн продажи полисов с помощью упрощённых форм и соглашений, создаваемых в течении нескольких минут. Завершают данный перечень цифровые решения, способные вывести компанию на лидирующие позиции, например, самоисполняемые смарт-контракты на базе блокчейн-технологии или машинное обучение для оценки крупных портфелей интеллектуальной собственности.
Улучшайте свои собственные возможности. Зачастую наибольшие сложности при внедрении ИИ заключается в возможностях самой компании. Например, алгоритм машинного самообучения напрямую зависит от качества представляемых данных. Их обновление может требоваться на ежемесячной, ежедневной или постоянной основе, поэтому без должного управления данными и их качеством алгоритмы теряют часть своей ценности.
Измените свое поведение. По нашему опыту изменение образа действий зачастую оказывается более сложной задачей, чем адаптация информационных технологий или поиск для них инвестиций. Критически важно завоевать поддержку внутренних потребителей юридических услуг, а в некоторых случаях, внешних заказчиков, поставщиков и партнёров. Берите пример с потребительских рынков, выполняйте повторяющиеся тесты и изучайте пилотные проекты, включая анализ обратной связи, получаемой от внутренних потребителей. Кроме того с самого начала важно вовлечь в процесс ИТ-группу, чтобы вместе работать над поиском технологии и последующим внедрением. Кроме того, совместная работа руководителей юридических и информационных служб, позволит убедить руководство компании в том, что вложения в Legal Tech будут способствовать достижению общих бизнес-целей. Наконец, помните, что если сотрудники не пройдут необходимую подготовку, инструктаж и тренинги, программа провалится.
Сегодня внутренние потребители юридических услуг требуют быстрой и качественной правой поддержки, стоимость которой будет находиться на разумном для них уровне. Поэтому тщательный отбор подходящих цифровых инструментов из непрерывно пополняемого перечня вместе с постоянным совершенствованием технических и аналитических навыков юридической команды и современный подход к работе будет способствовать росту стратегической ценности юристов для бизнеса в целом.
[1] Согласно опросу, проведённому компанией LexisNexis
[2] Согласно опросу, проведённому компанией Bain & Company
[3] Согласно исследованию компании Gartner
***
Авторы статьи: Майкл Херик и Нил Голдман
Майкл Херик– партнёр отдела повышения производительности в Bain & Company (офис в Нью-Йорке). Майкл занимает поддержкой функционирования работы компании по всему миру.
Нил Голдман – консультант Bain по управлению юридическими услугами (офис в Бостоне).
Перевод статьи БутикПереводов и Мария Никонова, партнер ПепеляевГрупп
~~~~~~~~
Если вы инхаус юрист и руководите командой по юридическим, корпоративным, комплаенс вопросам, связям с государственными органами и управлению непрофильными и проблемными активами.
Регистрируйтесь на Legal Executive Assembly
Вас ждет новое полезное и зажигательное неформальное событие!
20-21 марта 2020 года. Radisson Resort, Завидово
Найдем ответы на вопросы:
- Как повысить ценность функции для внутренних клиентов?
- Как выстраивать эффективные отношения с собственниками и CEO компании? Что они ожидают от топ-менеджеров и как контролируют?
- Как эффективно анализировать и совершенствовать операционные процессы вашего подразделения?
- Как разрешать конфликты?
- Что помогает топ-менеджерам быть эффективными и оставаться в ресурсе?
- И многое другое.
Успейте сделать предварительную регистрацию, чтобы участвовать с самой крутой прокачке от топовых коучев! До конца месяца действует сниженный тариф на все формы участия.
Детали на сайте Legal Executive Assembly 2020.
Читай о том, что ждет участников Legal Executive Assembly и смотри фото с предыдущих мероприятий The Paragraph Magazine в нашей статье.
