Электронная коммерция и госуслуги в онлайн-формате уже не кажутся чем-то сверхъестественным. Цифровая трансформация не могла обойти стороной и документооборот. По российским законам, правильно оформленный и заверенный цифровой подписью электронный документ так же юридически значим, как и бумажный. Тем не менее большинство компаний до сих пор хранят в архивах килотонны бумаги, повышая нагрузку на окружающую среду и тратясь на избыточный персонал. Почему так происходит и какие преимущества дает цифровое хождение документов, разбираемся вместе с экспертами рынка электронного документооборота (ЭДО).
Снижение издержек, забота об экологии и поддержка государства
Цифровизация, экологическое мышление, LegalTech – проще назвать тренды, которые не способствуют внедрению ЭДО. Руководитель юридического отдела ГК «Спектрум» Татьяна Алексеева среди таких препятствий выделяет сложности, связанные с несовершенством нормативной базы («органы строительного надзора не ходят по стройплощадке с электронным документом»), необходимость перестройки бизнес-процессов в компании под одно из готовых решений для ЭДО и, наконец, ментальность российского бизнеса, которому все еще сложно отказаться от привычных форм работы с документами.
Учитывая вес государства в российской экономике, отношение правительства к той или иной отрасли часто становится важным условием успеха. Инвестиции, льготы, дружелюбная регуляторика, точечная поддержка – все это серьезный драйвер роста. Про системы электронного документооборота можно уверенно сказать: государство заинтересовалось ими давно и всерьез. Например, московская мэрия полностью перешла на ЭДО еще в 2011 году.
«Сейчас государство активно переводит многие административные процессы в электронный вид. Приняты законы, позволяющие отказаться от оформления и ведения трудовых книжек (№ 439-ФЗ от 16.12.2019), перевести кадровый документооборот в полностью электронный вид (закон № 122-ФЗ от 24.04.2020 – пока в режиме эксперимента)», – напоминает старший аналитик Департамента развития и планирования Фонда «Сколково» Евгения Обухова.
ЭДО фигурирует в важнейшем стратегическом документе – национальной программе «Цифровая экономика». «В программе предусмотрено и повышение доли электронного документооборота в государственных органах, и переход на облачные решения для обмена данными. Реализация государством суперсервиса «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» только в автотранспорте позволит отказаться от оформления в бумажном виде почти 3 миллиардов первичных документов, на что расходуется более 40 тысяч тонн бумаги в год», – отмечает эксперт.
Лучшее решение для банков и операторов
Электронный документооборот как таковой подходит практически всем видам бизнеса – от консалтинга до стройки, от ретейла до промышленного производства. При этом некоторые отрасли в ХХI веке вообще трудно себе представить без ЭДО. «Количество документов, формирующихся у операторов связи и банков, может варьироваться от 16 млн до 20 и более млрд единиц в год», – говорит старший аналитик Департамента развития и планирования Фонда «Сколково» Евгения Обухова.
В инжиниринговом бизнесе проблема не только в количестве документов, но и в их объеме. «Речь идет не только о бухгалтерии. При проектировании крупных и знаковых объектов с уникальной архитектурой или технически сложными инновационными решениями создается огромный массив данных – это тысячи чертежей, которые по нормам должны храниться и у проектировщика, и у подрядчика, и у собственника здания», – отмечает Татьяна Алексеева.
По ее словам, используя современные технологии BIM-проектирования и сохраняя документы только в электронном формате, весь проект легко уместить в кармане пиджака, вывести на проектор на презентации или разослать контрагентам в любой точке земного шара. «Один из неоспоримых плюсов – нам более не требуются огромные помещения для хранения бумажного архива 25 лет. Архивирование таких данных происходит почти автоматически, с использованием различных систем защиты данных, что позволяет нам заниматься совершенствованием технологий, а не сметать пыль с полок», – говорит эксперт.
Трудности факультативны и легко преодолимы
Пока что по уровню внедрения электронного документооборота лидируют госсектор и крупный бизнес. Но в последние годы малые и средние предприятия также активно начали осваивать этот инструмент. Старший юрист московского офиса Baker McKenzie, преподаватель Digital IP Юрий Яхин считает, что проблемы регулирования электронного документооборота во многом связаны с неопределенностью в положении простых электронных подписей в сравнении с квалифицированными подписями. Однако ключевые трудности все же имеют другую природу. «Более существенны финансовые сложности, например, введение систем ЭДО часто не по карману небольшому бизнесу; непривычность такой формы – условно говоря, проще отчитаться перед проверкой из госоргана стандартным бумажным способом; страх перед потерей документов, не зафиксированных на бумаге. Помимо этого иностранное ПО, предназначенное для ЭДО, часто не очень соотносится с российским правом, в связи с чем его затруднительно использовать на отечественной почве», – объясняет эксперт.
Алексеева также отмечает, что законодательную базу необходимо совершенствовать хотя бы потому, что, несмотря на декларации, далеко не везде электронный документ принимают наравне с бумажным. При этом очень много проблем связано с самим инструментом электронной цифровой подписи. «В проектировании существуют требования о подписании чертежей всеми разработчиками, что требует наличие ЭЦП у каждого, и обновлять ее необходимо ежегодно. Помимо этого на каждом компьютере должно быть установлено дополнительное программное обеспечение. Как юрист я также вижу массу проблем с проверкой действительности ЭЦП, полномочий подписанта, а также допускаю риски мошенничества с несанкционированным использованием чужой ЭЦП», – говорит она.
Другая проблема, как говорилось выше, связана с тем, что на рынке пока нет универсальных решений, которые подойдут любой компании. Многие вводили ЭДО для отдельных подразделений или конкретных задач, бизнесы сливались и поглощали друг друга – в итоге зачастую одна организация может использовать целый конгломерат систем электронного документооборота. «Сегодня компания вынуждена подстраивать процедуры составления, согласования, подписания и отправки документов под готовое решение. Но чаще этого недостаточно, приходится внедрять систему, интегрирующую уже работающие «внутренние» системы учета, контроля, планирования с системами «внешнего» ЭДО», – говорит Алексеева.
Наконец, среди управленцев до сих пор бытует забавный миф о том, что переход на ЭДО вызовет бунт на корабле или заставит уволить милых, но совершенно бесполезных секретарей, делопроизводителей, архивистов, курьеров. Подобные опасения неизменно вызывает любая техническая трансформация. Факт в том, сейчас не ХIX век, а ваш отдел делопроизводства – не британская мануфактура. Если люди ворчат, ленясь осваивать новую компьютерную программу, это не значит, что завтра они будут крушить копировальные центры.
Автор — Антон Котенев
Хотите сделать следующий шаг в карьере и жизни?
Руководите командой по юридическим, комплаенс вопросам или связям с государственными органами?
Обязательно присоединяйтесь к Legal Executive Assembly, четвертой неформальной встрече топ-менеджеров крупнейших компаний России.
Вас ждет новое полезное и зажигательное неформальное событие!
1-3 октября 2020 года. Radisson Resort, Завидово
Найдем ответы на вопросы:
✔ Как эффективно анализировать и совершенствовать операционные процессы вашего подразделения? Как создавать shares services center из кросс-функций и управлять им? Как повысить ценность функции для внутренних клиентов?
✔ Как выстраивать эффективные отношения с собственниками и CEO компании? Что они ожидают от топ-менеджеров и как контролируют? Как разрешать конфликты? Как усилить влияние на их решения? Какие каналы коммуникации выбрать?
✔ Что помогает топ-менеджерам быть эффективными и оставаться в ресурсе? Как повысить осознанность и управлять эмоциями? Как балансировать профессиональными и личными интересами, разумом и сердцем?
✔ Как и какую карьерную траекторию выбрать? Как расширить зону ответственности, поменять индустрию и сферу деятельности? Как решиться на нестандартный переход? Какие инструменты использовать, чтобы решиться на перемены?
Детали программы, видео и фото предыдущих мероприятий на сайте Legal Executive Assembly 2020.
