Поскольку темпы развития бизнеса продолжают расти, наиболее расторопные компании начинают внедрять цифровые технологии в масштабах всей организации. Однако для того, чтобы эти цифровые преобразования были успешными, во главу угла необходимо поставить грамотно организованное сотрудничество между отделами.
Позитивные и крепкие деловые отношения в рабочей обстановке обеспечивают компаниям мощное преимущество для работы в соответствующих отраслях экономики.
Каждый отдел в составе организации играет важную роль в достижении ею успеха и зависит от других отделов в построении тесного взаимодействия для получения максимальной выгоды. На самом же деле по мере того, как компания пытается расширить границы своей деятельности и увеличить прибыль, изолированная работа каждого отдела зачастую приносит больше вреда, чем пользы.
Юридический отдел играет стратегическую роль при построении необходимого взаимодействия между отделами, поскольку именно он активно работает с каждым из них в том или ином качестве. Юристы могут возглавить процесс создания передовых наработок в области межфункциональных коммуникаций, выступить в поддержку обеспечения оперативного обмена информацией и гарантировать доступность документов именно тогда, когда они нужны. Данные меры помогут создать продуктивную среду для каждого отдела и для компании в целом. Несмотря на уникальность каждой компании, в большинстве из них есть следующие стандартные отделы:
Удачное сочетание грамотно выстроенных межфункциональных процессов и здоровых рабочих отношений позволяет компаниям успешно развиваться как на внутреннем уровне, так и в отношениях со своими заказчиками и клиентами.
Основным способом укрепления сотрудничества между юридическим отделом и другими отделами является усовершенствование (или налаживание) регулярного взаимодействия. Юридический отдел, который часто рассматривается как центр возникновения затрат компании, славится своей репутацией хранителя ключевой информации о конфиденциальности и соблюдении установленных требований. Кроме того, юридический отдел известен тем, что надолго задерживает договорную работу, тем самым замедляя продажи и создавая препятствия в работе кадровой службы.
В рамках установления грамотного взаимодействия между этими разрозненными отделами, юристы могут возглавить процесс трансформации, отказаться от устаревших систем и встать на путь создания централизованных хранилищ данных. Этот шаг позволит не только ускорить внутренние процессы, но и снизить риски, связанные с договорной работой.
Невозможно представить себе внедрение новых цифровых инструментов и проведение цифровой трансформации бизнеса компании без налаживания тесных деловых отношений внутри самой организации. Благодаря здоровым отношениям между отделами, развертывание новых технологий окажется гораздо проще во всех отношениях. В этой статье мы рассмотрим различные способы, с помощью которых юридический отдел может развивать отношения между различными отделами в целях преобразования компании.
ЮРИСТЫ + СПЕЦИАЛИСТЫ ПО ПРОДАЖАМ
Для закрытия сделки и осуществления продажи крайне важно, чтобы специалисты по продажам и юристы выступали единым фронтом. Одним из значимых аспектов их совместной работы является подготовка, обсуждение и направление договоров.
При этом юристы хотят быть абсолютно уверенными в приемлемости условий сделки, тогда как специалисты по продажам стремятся побыстрей все оформить и сократить время до момента осуществления продажи. В конечном итоге договор, получаемый клиентом, является плодом сотрудничества юристов и специалистов по продажам, в котором оговорены условия для всех сторон сделки.
По результатам исследования, проведенного Группой Aberdeen, 85% договоров купли-продажи по-прежнему оформляются вручную. При наличии примерно 40 тысяч договоров, заключаемых предприятием, специалисты по продажам и юристы тратят на договоры, заключение которых может быть автоматизировано, больше времени, чем необходимо.
Ниже приведено описание нескольких способов, посредством которых специалисты по продажам и юристы могут организовать взаимодействие между отделами так, чтобы ускорить процесс продажи и заключить больше сделок, при этом смягчив сопутствующие риски.
Способы возможного взаимодействия между отделом продаж и юридическим отделом
Выбор программного обеспечения для ведения договорной работы
Одним из самых проблемных аспектов осуществления продаж является договорная работа. Традиционное ведение договорной работы в ручном режиме тормозит процесс продаж, что сопряжено с высокой вероятностью совершения ошибок и зачастую связано с выполнением юристами большего объема работы, чем необходимо. Чтобы смягчить эти риски, специалисты по продажам и юристы должны вместе решить, как они представляют себе идеальный процесс ведения договорной работы, и совместно выбрать решение, приемлемое для обеих сторон.
В справочнике по ведению договорной работы юристы определяют стандартные договорные условия, приемлемые вариации и не подлежащие обсуждению условия, а также объясняют, какие условия являются обязательными и почему.
Наличие матрицы согласования
Наличие матрицы согласования и возможность делегирования полномочий могут существенно сэкономить время. Если такой матрицы и возможности у организации нет, то юридический отдел может – совместно с отделом продаж и другими необходимыми отделами – разработать политику о том, кто может осуществлять согласование, какие именно одобрения могут предоставляться и в каких случаях. Юристы могут прямо указать, какие договоры и контракты охватываются такой политикой, каким должностным лицам предоставлены те или иные полномочия и какие должностные лица могут одобрять сделки на те или иные суммы. Как только ответы на все вышеуказанные вопросы будут сформулированы, такую политику можно обнародовать и предоставлять соответствующим лицам, чтобы избавиться от недостатков договорного процесса.
Регулярные тренинги
Взаимодействие между специалистами по продажам и юристами можно оптимизировать, если обе стороны будут иметь представление о том, почему и как протекает тот или иной процесс. Благодаря регулярным тренингам для новых и действующих работников, в рамках которых оба отдела обмениваются соответствующей информацией, можно укрепить отношения, наладить коммуникации и разрушить существующие барьеры. Чем лучше специалисты по продажам будут понимать риски, связанные с текущей деятельностью, тем внимательней они будут относиться к этому аспекту при ведении дел с новыми клиентами. Данная мера также может способствовать выявлению новых возможностей усовершенствования рабочих процессов.
Справочник по ведению договорной работы
Юристы могут предоставлять специалистам по продажам базовую версию справочника по ведению договорной работы, чтобы обучить их нормам, касающимся стандартных резервных положений компании. В справочнике по ведению договорной работы юристы определяют стандартные договорные условия, приемлемые вариации и не подлежащие обсуждению условия, а также объясняют, какие условия являются обязательными и почему.
В более подробном справочнике по ведению договорной работы также могут быть предусмотрены положения о возможных возражениях со стороны клиента и варианты разрешения проблем. Тогда как в ряде случаев юристы могут предоставлять ту или иную версию справочника специалистам по продажам в ходе ежеквартальных тренингов, они могут не согласиться на разглашение содержания фактического документа, поскольку он носит строго конфиденциальный характер, а также во избежание риска его последующего раскрытия.
Подготовка технических заданий
Юристы зачастую обнаруживают, что обязательные условия, которые должны быть включены только в основные договоры, в них не отражаются, а оказываются в технических заданиях (ТЗ). Во время тренингов юристы могут рассказать специалистам по продажам о преимуществах и недостатках подготовки ТЗ. Проблемой, которая нередко возникает в отношениях между специалистами по продажам и юристами, является тенденция специалистов по продажам договариваться о крупных сделках без согласования дорогостоящих позиций. Из- за того, что последствия этого могут быть самыми серьезными, юристы могут использовать ежеквартальные тренинги для разъяснения вопроса о том, почему включение таких дорогостоящих товаров в ТЗ – не самая удачная идея. Данный шаг также способствует оптимизации текущих процессов работы юристов в целом, поскольку позволяет снизить необходимость направления специалистами по продажам ТЗ на утверждение юристам до их передачи клиентам. Еще одна тема, которую стоить обсудить, – как специалистам по продажам не допускать неумышленного направления договорных соглашений по электронной почте в дополнение к ТЗ.
В общем и целом, если специалисты по продажам и юристы будут относиться к своему взаимодействию как к партнерству, то результаты их работы улучшатся.
Частые тренинги, грамотно организованное информационное взаимодействие и наличие у специалистов по продажам четкого представления о договорной работе с самого начала имеют большое значение и способствуют укреплению отношений между отделом по продажам и юридическим отделом.
ЮРИСТЫ + СПЕЦИАЛИСТЫ ПО ФИНАНСАМ
Многие решения, за которые в конечном итоге отвечают специалисты по финансам,– слияния, приобретения, раскрытие информации и предложения, – требуют участия юристов, поскольку они должны приниматься в соответствии с законом.
Поскольку эти операции зачастую бывают сопряжены с высоким риском, крайне важно, чтобы они осуществлялись с большой осторожностью, и чтобы юристы и специалисты по финансам могли взаимодействовать в целях достижения наилучших бизнес-результатов. По правде говоря, юристы и специалисты по финансам служат лучшей гарантией компании, защищая ее от юридических и финансовых неприятностей, поэтому должны считать друг друга союзниками.
Для юридического и финансового отделов крайне важно наладить тесное взаимодействие по целому ряду причин, одной из которых, причем далеко не последней по значению, является ежедневное поступление новых договоров.
Необходимость изучения отделом финансов всех новых договоров, проходящих через руки юристов, неизбежна. Она обусловлена потребностью оценки сделки в сопоставлении с размером компании клиента, непредвиденных расходов, кредитного рейтинга и характера предлагаемой продукции и (или) услуг.
Благодаря налаженным и стабильным отношениям между финансовым и юридическим отделами, специалисты по финансам получают возможность более оперативно изучать такие договоры, а юристы – вовремя получать комментарии для вынесения собственной оценки.
На самом деле учитывать приходится многое, например, гарантийные сроки, положения о прекращении действия и все чаще встречающуюся оговорку о «заказчике, пользующимся режимом наибольшего благоприятствования». Получение комментариев отдела финансов к договорам может быть весьма полезным в целях оценки «общей картины» рисков для компании.
Способы возможного взаимодействия между финансовым и юридическим отделами
Дайте юристам бюджет!
Предполагается, что юридический отдел создает добавленную стоимость для бизнеса и действует стратегически в целях достижения поставленных компанией целей. Однако финансовый отдел выделяет для этого ограниченный бюджет, что мешает юристам привлекать внешних консультантов и привносить новаторские идеи в работу своего отдела. Расширение бюджета на юристов наделяет их возможностью рассматривать и приобретать программное обеспечение, оптимизирующее процессы и результаты деятельности компании, включая современные решения для ведения договорной работы, что зачастую можно считать исключительно ресурсом специалистов по продажам.
Данная мера также открывает возможности для их непрерывного профессионального развития, проведения тренингов и выездных встреч, а ведь такая практика создает долгосрочные преимущества для компании в целом.
Единая позиция по расходованию средств
Юридический отдел обычно считается центром возникновения затрат, а для предприятий с повышенным риском судопроизводства подобные затраты могут подвергнуть риску бизнес в целом. Поэтому для финансового и юридического отделов крайне важно иметь одинаковое понимание того, что касается расходования средств. Юристы и специалисты по финансам могут совместно использовать инструменты прогнозной аналитики и сценарного моделирования, чтобы оценивать такие ключевые показатели деятельности, как фактическое расходование средств, типы юридических проектов и бюджет в годовом исчислении. Такой шаг позволяет формировать бюджет на основе полученных данных, а также выделять юристам средства, необходимые им для эффективной работы и получения выручки для всей компании. Юристы и специалисты по финансам могут взаимодействовать в рамках формирования и анализа бюджетов и использования данной модели для проведения разных видов анализа в масштабах всей организации.
Управление подбором поставщиков и проектами
Поскольку юристы зачастую передают часть своей нагрузки на внешний подряд сторонним консультантам, они не всегда следят за ключевыми показателями эффективности, такими как объем выполненной работы, потраченное время и почасовые ставки, поэтому не знают, оптимально ли используют внешние ресурсы.
Для принятия решений, основанных на данных, в отношении подбора поставщиков юристы и специалисты по финансам должны прийти к единому знаменателю относительно программы управления подбором поставщиков для обеспечения привлечения высококвалифицированных сторонних специалистов по оптимальной стоимости. Это позволит обоим отделам проводить регулярные обзоры деловой активности, обсуждать договоренности относительно гонораров и максимально выгодно пользоваться рекомендациями по выставлению счетов.
Стандартизованные условия
Одним из наиболее ценных бизнес-ресурсов является время, а время юридических консультантов обходится дорого. Юристы и специалисты по финансам имеют возможность взаимодействовать и находить способы создания эффективных решений посредством стандартизации. В рамках совместной работы по определению стандартных условий в разных договорах и выявления условий, которые могут или должны быть персонализированы в зависимости от сделки, они могут сэкономить время на анализе стандартных условий.
Вместо того, чтобы изучать каждый пункт договора, имеющий отношение к финансам, финансовому отделу достаточно просмотреть лишь персонализированные разделы договора.
Текущая деятельность
Поставьте штатного юриста в пару с кем-то из отдела финансов, чтобы эти два специалиста стали контактными лицами для прямого информационного взаимодействия между отделами. Наличие выделенного специалиста в другом отделе позволяет ускорить бизнес-процессы, а также наладить отношения между членами рабочих групп, которые иначе не работали бы вместе. Более того, данная мера поможет равномерно распределять запросы между членами групп и не допускать узких мест в их работе.
Следует признать, что иски сотрудников являются затратными, вне зависимости от исхода их рассмотрения. Согласно проведенному в 2017 году исследованию Hiscox inc, было установлено, что 24% претензий со стороны сотрудников вылились в судебные издержки и издержки на заключение мирового соглашения в среднем на общую сумму в размере 160 тысяч долларов. В целом на урегулирование подобных конфликтов уходит 318 дней.
Признание выручки
Финансовому отделу требуются сведения и возможность изучения подписанных договоров для обеспечения признания выручки. Именно поэтому важно, чтобы эти специалисты сыграли свою роль в переходе компании к цифровой трансформации.
Специалистам по финансам наверняка потребуется представление об определенных финансовых условиях договора, чтобы формировать отчеты, создавать напоминания по договорной работе в отношении ключевых условий соблюдения установленных требований, а также для обеспечения прохождения и выставления счетов по ключевым этапам.
У организаций, привлекающих компании по работе с поставщиками, наметился существенный сдвиг и соответствующие расходы, что создает дополнительную нагрузку в части оплаты и соблюдения установленных требований для отражения в договорах.
ЮРИСТЫ + КАДРОВИКИ
Кадровый отдел отвечает за управление трудовыми ресурсами компании и является основным подразделением компании, обеспечивающим ее соответствие большому количеству постоянно меняющихся норм трудового законодательства. Он отвечает за подбор персонала в соответствии с требованиями закона, обеспечивая максимальные преимущества с минимальными издержками для компании, а также решает все вопросы, связанные с жалобами на дискриминацию сотрудников.
Хотя за законное привлечение специалистов (как внутри страны, так и за ее пределами) отвечает кадровый отдел, крайне важно, чтобы юридический отдел также имел четкое представление об условиях работы всех категорий сотрудников в компании. Прием на работу и увольнение – вопросы деликатные, которые могут дорого обойтись компании, если у нее отсутствует стандартная практика в данной связи.
Следует признать, что иски сотрудников являются затратными, вне зависимости от исхода их рассмотрения. Согласно проведенному в 2017 году исследованию Hiscox, inc, было установлено, что 24% претензий со стороны сотрудников вылились в судебные издержки и издержки на заключение мирового соглашения в среднем на общую сумму в размере 160 тысяч долларов. В целом на урегулирование подобных конфликтов уходит 318 дней.
Способы возможного взаимодействия между юридическим и кадровым отделами
Ежегодный анализ политики
Юристы должны сотрудничать с кадровиками в части проверки их политик не реже раза в год или в случае внесения поправок в соответствующие нормы законодательства, в зависимости от страны. Юридический отдел может стать хорошей ресурсной базой для кадрового отдела в том, что касается, например, разработки политики информирования о правонарушениях, политики противодействия сексуальному домогательству или политики защиты сотрудников от преследований за уведомление о неправомерных действиях. Правила внутреннего трудового распорядка также должны ежегодно пересматриваться в целях обеспечения соответствия новым нормам трудового законодательства, принятым в той или иной стране, и включения формулировок о защите интересов компании.
Штатный юрист может дать рекомендации относительно рисков, связанных с использованием и хранением идентифицирующих персональных данных кандидатов и сотрудников. Такие рекомендации также пригодятся в отношении сведений о состоянии здоровья, которые хранятся в компании, причем юридический отдел несет ответственность за то, чтобы у сотрудников кадровой службы было четкое представление о требованиях Закона об ответственности и переносе данных о страховании здоровья граждан. Многие из этих вопросов порождают опасения по поводу конфиденциальности, которым в последнее время уделяется все больше внимания ввиду принятия Европейским союзом Генерального регламента о защите данных (ГРЗД).
Трудовые отношения
Соблюдение норм трудового законодательства – задача сложная, и она усложняется еще больше по мере увеличения размера компании. Однако для того, чтобы принять правильные действия, специальные и всесторонние знания трудового законодательства не требуются. На самом деле если сотрудник доволен условиями работы в компании, он вряд ли будет судиться с ней за мелкие огрехи. Поэтому юристы и кадровики могут консультировать друг друга по поводу стратегий смягчения рисков, что позволяет повысить степень удовлетворенности сотрудников работой в компании и снизить риски для бизнеса.
Примером может являться разработка стандартизованного процесса оценки эффективности работы и планов повышения квалификации в масштабах всей компании.
Создание горячих линий открывает для сотрудников возможность высказывать свои опасения до того, как они превратились в большие проблемы, например, в претензии относительно преследования или домогательств, что обычно является результатом неэффективного управления.
Адаптация новых сотрудников
Юристы и кадровики могут взаимодействовать в части разработки обучающих тренингов для менеджеров по вопросам, касающимся норм о приеме на работу, запрещенных вопросов во время собеседования, выявления собственных предубеждений в процессе приема на работу и управления компенсационным пакетом. Специалисты кадрового отдела проходят обучение в целях формирования у них представления обо всех правовых последствиях незаконных способов приема на работу, причем они должны делиться этими знаниями с руководством.
Штатный юрист может дать рекомендации относительно рисков, связанных с использованием и хранением идентифицирующих персональных данных кандидатов и сотрудников.
Проведение регулярных тренингов
Немалая доля исков со стороны сотрудников касается домогательств или дискриминации. Чтобы предотвратить появление таких исков, компании должны проводить регулярные тренинги для всех своих сотрудников в целях формирования у них точного представления о том, что понимается под домогательствами и дискриминацией. Это особенно актуально для представителей руководства, которые нередко являются причиной возникновения подобных претензий. Поэтому важно продемонстрировать, что вы уделяете достаточное внимание данной проблематике.
Урегулирование претензий, связанных с сотрудниками
Тесное взаимодействие между юристами и кадровиками предполагает оперативное урегулирование связанных с сотрудниками претензий в отношении домогательств или дискриминации. Юридический отдел обеспечит сохранность юридически значимой информации, а кадровый отдел проведет собственную внутреннюю проверку и соберет необходимую документацию. Наиболее успешные компании предусматривают подобные сценарии, разрабатывают процедуру обеспечения сохранности юридически значимой информации и создают соответствующие формулировки в данной связи. Процесс получения информации и документов в данном отношении значительно упрощается, если имеется единый источник правдивых сведений для подготовки необходимой документации для юристов и кадровиков.
ЮРИСТЫ + СПЕЦИАЛИСТЫ ПО ИТ/РАЗРАБОТЧИКИ
Команды разработчиков зачастую являются новаторами в части внедрения инновационных технологий и продукции. Кроме того, они хорошо разбираются в тонкостях той отрасли, в которой работает компания, и наделены всеми необходимыми знаниями и возможностями для разработки продукции, максимально соответствующей требованиям рынка.
Тем не менее, вывод продукции на рынок сопряжен с многочисленными трудностями. Например, в погоне за разработкой новых продуктов и выведением инновационной продукции на рынок многие команды разработчиков составляют планы, не соответствующие требованиям законодательства о защите персональных данных. Когда осуществляются подобные попытки оперативно запустить эти продукты с минимальной жизнеспособностью, юристы зачастую не знают о допущенной оплошности до тех пор, пока не произойдет выпуск этих продуктов или даже внедрение следующего проекта с их использованием. Более того, штатные юристы могут знать о решении, которое могло было быть реализовано на более ранних этапах, что сэкономило бы и время, и деньги.
Команда разработчиков нередко воспринимает юристов как препятствие развитию новаторских идей, поэтому в задачи юристов входит изменение такого представления и предоставление разработчикам возможности понять, что юристы могут защитить их успешные наработки, так чтобы они продолжали заниматься своим любимым делом – внедрением инноваций.
Способы возможного взаимодействия между юридическим отделом и отделом ИТ/разработки
Специалисты по проектированию и разработке продукции сталкиваются с многочисленными трудностями, например, с обеспечением уникальности создаваемой ими продукции в степени, достаточной для ее отделения от продукции конкурентов, дабы избежать вопросов, связанных с товарными знаками и результатами интеллектуальной деятельности, а также с ответственностью за качество продукции, партнерствами и совместными предприятиями. Именно в данном отношении сотрудничество между юристами и разработчиками может сослужить компании хорошую службу в долгосрочной перспективе.
Назначение юристов, разбирающихся в технических тонкостях
Поскольку эти два отдела не так уж часто пересекаются по работе, крайне важно намеренно встроить элемент взаимодействия в их процессы. Назначение сотрудника юридического отдела, который осведомлен о передовых новаторских наработках компании, может сыграть ключевую роль в оказании разработчикам содействия в соблюдении нормативных требований и формировании у них представления о юристах как о союзниках, а не врагах.
Например, штатный юрист может проконсультировать по таким вопросам, как возможное сотрудничество с третьими лицами, непредвиденные потребности в части трудоустройства, права на результаты интеллектуальной деятельности и налаживание отношений с исполнителями. Это особая категория юристов, которые могут оказаться бесценными для компании. Такой специалист должен иметь четкое понимание по всем аспектам, касающимся прав на результаты интеллектуальной деятельности, и может предоставлять консультации даже высшему руководству, если компания расширяет границы своей деятельности и начинает предлагать свои услуги за рубежом, что может потребовать реорганизации компании и создания ее представительства.
Требуйте привлечения к обсуждению
Помимо возможности делегирования юриста, разбирающегося в технических вопросах, для взаимодействия с командой разработчиков, корпоративные юристы могут потребовать участия в разного рода деятельности, например, в групповой переписке по электронной почте или в ключевых встречах, в ходе которых обсуждаются новые идеи. Будет гораздо лучше, если юристы получат возможность высказать свое мнение на ранних этапах, а не тогда, когда весь план работы будет уже сформирован.
Взаимодействие с третьими лицами
При работе со сторонними решениями команде разработчиков, как правило, необходимо гарантировать безопасность собственных результатов интеллектуальной деятельности и конфиденциальной информации и наличие средств защиты своих прав на случай использования другим партнером такой информации в своих интересах. Юристы и разработчики могут сотрудничать друг с другом по вопросу формулирования условий соглашения о неразглашении, отвечающего интересам компании в целом.
Онлайн-договоры
По мере того, как онлайн-договоры становятся все более популярными и универсальными, крайне важно наладить взаимодействие между юристами и разработчиками в части, касающейся оформления интерактивных соглашений.
Представление юристов об основах договорного права и методах управления рисками должно стать подпиткой для создания разработчиками решения на основе пользовательского восприятия. Если действовать таким образом, то соглашения останутся приводимыми в исполнение без оказания неблагоприятного воздействия на их восприятие пользователями.
Внедрение технологий
Несмотря на то, что юристы вряд ли будут внедрять новые технологии, как это делают другие отделы в составе компании, у них все-таки есть технологические потребности. В ряде случаев приобретение новой технологии может потребовать участия технических специалистов. При внедрении новой технологии или оптимизации рабочих процессов юристы должны обращаться
за помощью ИТ-специалистов на ранних этапах, чтобы у них было достаточно времени для того, чтобы подготовиться к тому, что их ожидает. ИТ-специалисты прекрасно осведомлены о том, какие технологии совместимы с другими и как может выглядеть перемещение ресурсов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время наблюдается явная тенденция к тому, чтобы корпорации отказались от использования устаревших систем и объединили все ресурсы и сведения из таких систем в единое решение. Устаревшие системы уступают место системам, способным предоставлять ценную информацию, основанную на данных с сетевыми возможностями, то есть оказаться там, куда нас ведут современные технологии: в будущем.
Вместо разрозненной работы отделов успешная компания должна организовать межфункциональное взаимодействие, обеспечивающее высококачественное обслуживание клиентов и создание условий для внедрения инноваций, от использования которых выиграет и компания, и ее сотрудники, и клиенты.
Перевод статьи с ресурса подготовлен агентством Moscow Translation Agency специально для The Paragraph Magazine
