В подготовке к рабочей встрече с командой не бывает мелочей. Учитывать нужно все детали.  Предлагаем чек-лист, который поможет вам подготовиться к встрече с командой и привести её к результату.

  • Тема встречи и ожидаемый результат
    • Какого результата я хотел бы достичь? Например, ваша цель может быть — обеспечить восходящие и нисходящие коммуникации, обсудить лучшие практики и поделиться опытом, принять решение или найти новые идеи и способы достижения результата.
    • Как вы поймёте, что встреча прошла успешно?
    • Какой опыт подобрых встреч (ваш или участников) поможет достижению результата, а какой — затруднит?
  • Расписание мерприятия
    • В каком формате должно быть расписание?
    • Кто отвечает за его подготовку и распространение?
    • Какая дополнительная информация может потребоваться участникам?
  • Тайминг
    • Как долго должна продлиться встреча?
    • Когда лучше всего провести встречу (день недели или время дня)?
    • Как часто нужно проводить встречи?
    • Какое лучше запланировать время начала и окончания встречи?
    • В какое время лучше запланировать перерывы?
  • Участники
    • Кто должен участвовать?
    • Нужно ли приглашать дополнительных спикеров или гостей на встречу и если да, то какое время им лучше запланировать для этого?
    • Кто будет проверять, подтвердили ли участники и гости своё присутствие на встрече?
  • Распределение ролей
    • Как лучше всего распределить роли и обязанности во время встречи? Например, председатель собрания, секретарь, фасилитатор, таймкипер.
  • Ясное понимание ролей
    • Если роли распределены, все ли понимают, какие действия от них потребуются перед мероприятием, во время и после?
  • Помещение
    • Где географически будет происходить встреча?
    • Какую среду нужно создать для комфортной работы?
    • Как должна быть расставлена мебель и какая будет рассадка участников?
    • Какие технические средства и оборудование необходимы?
    • Вентиляция, зона для кофе-брелков, доступ к чистой воде?
  • Дополнительные материалы
    • Какие дополнительные материалы вам потребуются (проектор, презентация, раздаточный материал и т.д.) и кто будет отвечать за его подготовку?
  • Метод оценки
    • Как вы будете оценивать эту встречу? (С точки зрения того, что можно улучшить в следующий раз). Это может быть групповое обсуждение в конце, форма обратной связи, телефонный звонок участникам уже после встречи и т.п.

Если у вас есть намерение усилить навыки фасилитатора, изучить инструменты для проведения эффективных встреч с командой, то вы можете пройти тренинг  Елены Литвиновой для руководителей команд  «Основы современной фасилитации».